Zwanzig Jahre Dokumentenmanagement

Bereits seit 20 Jahren lassen Unternehmen ihre Dokumente von PS‑Team archivieren. Waren es anfangs nur einzelne Leasinggesellschaften, die den Prozess auslagerten, so ist das Outsourcing in diesem Bereich heute gang und gäbe. PS‑Team-Kunden profitieren dabei von einer umfassenden Systemlösung mit aufeinander abgestimmten Services.

Mit der Archivierung von etwa 7.000 Kfz-Briefen, der heutigen ZB II, hat PS‑Team vor beinahe 20 Jahren begonnen. Heute zählt das Dokumentenmanagement zum Kerngeschäft des Prozessdienstleisters. Auf der digitalen Plattform PS Foodas sichert PS‑Team die Vertragsakten der Kunden. Die Anwender greifen so jederzeit auf Akten und Bildmarken, Versandinformationen und Reportings zu. Dabei entstehen für die Unternehmen für die Archivierung der realen Akten in einem gesonderten Verschlussraum keine Raumkosten. Durch eine Einbruchmeldeanlage mit Direktaufschaltung zur Bundespolizei Wiesbaden bietet PS‑Team ein besonders hohes Maß an Sicherheit.

Anwender sind stets auskunftsfähig gegenüber ihren Kunden

Personell werden die PS-Foodas-Kunden entlastet. Ohne Vertretungsregelungen und Unterbrechungen durch Krankheit greifen die Mitarbeiter jederzeit auf die benötigten Dokumente zu. Individuell definierte Eskalationsprozesse unterstützen den Workflow. PS‑Team-Vertriebsleiter Eric Wirtz: „Wenn der Anwender direkt von seinem Arbeitsplatz aus die benötigten Unterlagen einsehen kann, ist er jederzeit seinen Kunden gegenüber auskunftsfähig und kann sie umgehend bedienen. Indem wir diesen Randprozess übernehmen, leisten wir durchaus einen Beitrag zur Kundenbindung in den Unternehmen.“

Treuhanddienste ergänzen Dokumentenmanagement

In Verbindung mit der Lösung PS Trust bietet PS Foodas zudem einen entscheidenden Vorteil für Kunden, die zur Refinanzierung ihrer Fahrzeugbestände mit mehreren Kreditinstituten zusammenarbeiten. Statt die Fahrzeugdokumente zeitaufwendig dem jeweiligen Institut auszuhändigen, können sie diese treuhänderisch von PS‑Team verwalten lassen. Einzige Voraussetzung: Der Kunde und das Institut schließen einen Treuhandvertrag mit PS‑Team ab. So verbleiben die Papiere in feuerfesten, wasserdichten und diebstahlsicheren Tresoren und werden elektronisch eindeutig als Besitz der finanzierenden Bank gekennzeichnet. Eric Wirtz: „Wir spielen dabei die Rolle einer absolut vertrauenswürdigen dritten Instanz. Das gilt nicht nur für die Einkaufs-, sondern auch für die Absatzfinanzierung. Ganz gleich, wie viele Akteure involviert sind, mit PS‑Team werden die Eigentumsübergänge vollkommen sicher abgewickelt.“

PS Trust schafft Vertrauen und gibt Sicherheit

Entscheidender Vorteil für den Autohandel: Er schont seine Liquidität. Sicherheiten wechseln ihren Besitzer von der Verkäufer- zur Käuferbank, ohne dass dies den Autoverkäufer belastet. PS‑Team garantiert in diesem Fall, dass die Dokumente erst nach dem Liquiditätslauf ausbeziehungsweise eingebucht werden. PS Trust begleitet die Vertragsverhandlung zwischen Verkäufer und Käufer und moderiert bei etwaigen Prozessstörungen. Bis zum Zahlungsausgleich verbleibt das Fahrzeug in der Verfügungsgewalt des Verkäufers. Zugleich weiß die Verkäuferbank sicher, dass das finanzierte Objekt vorhanden ist und auch tatsächlich in ihr Eigentum übergeht. Die systemgestützte Abwicklung bietet den Beteiligten nicht nur einen durch die Definition von Servicelevels besonders sicheren Prozess, sondern beschleunigt das gesamte Verfahren. Denn das elektronisch archivierte Dokument gelangt in Echtzeit von einem Fahrzeugbesitzer zum nächsten. Der schlanke, risikoarme und vollkommen transparente Prozess fasst die komplizierten Transaktionen zwischen Handel, verschiedenen Finanzierern sowie Endkunde zusammen und entlastet alle Beteiligten bei Gefahrenübergängen spürbar.

Neben der Integration mit PS Trust ist PS Foodas zudem offen für unterschiedliche Systemlandschaften. Die Software lässt sich nicht nur über Schnittstellen in die eigenen Bestandssysteme einbinden, sondern auch in weitere Prozesslösungen von PS‑Team integrieren. Zudem ist es möglich, weitere Arbeitsschritte einzubinden, wie etwa die automatische Versendung von Dokumenten, die Archivierung und Entnahme nach dem Vier-Augen-Prinzip oder die Dokumentenechtheitsprüfung. Speziell für Autovermieter hat PS‑Team das Portfolio um ein Archiv für Ersatzschlüssel erweitert. Ob Schlüssel, (über Barcodes identifizierte) Dokumente oder Scans: Die sichere Verwahrung der Unterlagen und Gegenstände sowie die Datensicherheit genießen bei PS‑Team oberste Priorität.

Sicherheit ist das A und O

Das zeigt sich beispielsweise auch darin, wie die Sachbearbeiter mit den Dokumenten nach dem Scannen umgehen. Unverzichtbare Originale werden archiviert und der Rest wird, wenn es der Kunde wünscht, in einem zertifizierten Prozess vernichtet. „Planen Unternehmen das Outsourcing ihres Dokumentenmanagements, sollten sie unbedingt auf Datenschutz und Revisionssicherheit achten“, rät Eric Wirtz. Das zugrunde liegende Security-Konzept sollte umfassend geprüft werden. Wie beim Dienstleister mit den Dokumenten umgegangen wird und ob sie tatsächlich sicher verwahrt werden, gelte es zu prüfen. „Ich würde sogar so weit gehen, die Auswahlkriterien für Mitarbeiter in der Dokumentenbetreuung zu hinterfragen.“ Ausschlaggebend sei darüber hinaus die Funktionalität der Systemlösung: Bietet sie messbare Vorteile oder verursacht sie am Ende gar Mehraufwand?